Rédiger un email professionnel en anglais n’est pas toujours simple. Voici donc un guide pour écrire rapidement vos emails professionnels en anglais.

Pour la plupart d’entre nous, les emails professionnels sont la forme la plus courante de communication en entreprise. Il est donc important de bien les rédiger. Bien que les emails ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent toujours être professionnels pour présenter une bonne image de vous et de votre entreprise.

Cependant, il n’est pas toujours aisé de rédiger les emails en anglais. Voici donc un guide pour écrire correctement et rapidement vos emails professionnels en anglais.

Comment rédiger des emails professionnels en anglais

Suivez ces six étapes pour vous assurer que vos courriels en anglais soient parfaitement professionnels :

• Précisez un objet de mail clair
• Commencez avec une salutation
• Remerciez le destinataire
• Indiquez votre objectif
• Ajoutez vos remarques de fin
• Terminer avec une formule de politesse

Précisez un objet de mail clair

Le premier élément que votre destinataire va voir est l’objet du mail. Précisez donc un objet clair qui permettra à votre mail d’être lu plus rapidement. Voici une liste d’exemple d’objets :

• Demande d’informations : Request for information
• Candidature : Application
• Demande de partenariat : Request for sponsorship/partnership
• Rappel de paiement : Payment reminder

Commencez par saluer votre destinataire

Commencez toujours votre e-mail avec une salutation.

Si votre relations avec le destinataire est formelle, utilisez toujours son nom de famille (example : « Dear Mr. Doe »). Cela peut s’appliquer à une personne ayant une position hiérarchique supérieure ou à un client.

Pour une relation professionnelle plus cordiale, vous pouvez utilisez « Dear John ».

Si la relation est plus décontractée, vous pouvez simplement dire « Hi John » ou « Hello John ».

Enfin, si vous n’avez aucune idée de la personne à qui vous devez vous adresser, utilisez au choix : « To whom it may concern » ou « Dear Sir/Madam ».

Remerciez votre destinataire

Si vous répondez à une demande d’un client, vous devriez commencer par un remerciement. Par exemple, si quelqu’un a une question à propos de votre entreprise, vous pouvez écrire “Thank you for contacting Doe Company”.

Si quelqu’un a répondu à l’un de vos mail, n’hésitez pas à le remercier en utilisant au choix : “Thank you for your prompt reply” ou “Thanks for getting back to me”.

Indiquez votre objectif

Si vous êtes à l’origine du premier e-mail, il n’est pas envisageable de remercier le destinataire. Mais il est intéressant d’énoncer votre intention, votre but. Par exemple, “I am writing to enquire about…” ou “I am writing in reference to …”.

Soyez clair dès le début de l’e-mail, puis engagez le texte principal de votre e-mail. N’oubliez pas, les gens veulent lire les emails rapidement, alors écrivez des phrases courtes et claires. Vous devrez également être vigilants concernant la grammaire, l’orthographe et la ponctuation afin de conserver une image professionnelle.

Ajoutez vos remarques de fin

Avant de clôturer votre mail, il est poli de remercier votre lecteur une fois de plus et d’ajouter quelques remarques de clôture polies. Vous pouvez utiliser, au choix :

• Merci pour votre patience et votre coopération : Thank you for your patience and cooperation
• Merci de votre considération : Thank you for your consideration

Vous pouvez également poursuivre avec :

• Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à me le faire savoir : If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
• J’attends de vos nouvelles avec impatience : I look forward to hearing from you

Terminer avec une formule de politesse

La dernière étape consiste à inclure une formule de politesse appropriée avec votre nom. Vous avez le choix entre :

• “Best regards”
• “Sincerely”
• “Thank you”

Enfin, avant de cliquer sur le bouton Envoyer, vérifiez et corrigez votre email pour vous assurer qu’il est vraiment parfait !